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So ein Café kocht ja nicht nur Kaffee sondern produziert auch reichlich Belege. In meinem Fall ist das übersichtlich und mit 2.500 Buchungsposten pro Jahr immernoch klein. Die doppelte Buchführung mache ich mit Collmex, was auch gleich die Reservierungsbestätigungen und die Rechnungserstellung erledigt. Das ist eine riesige Arbeitserleichterung im Vergleich zu einer manuellen (Tabellen-) Erfassung, die bei dieser Größe völlig ausreichend wäre.

Im November 2011 hat sich dann plötzlich das Finanzamt Dresden Süd zur sog. Außenprüfung angemeldet. Da bekommt man erstmal einen großen Schreck. Wer wird schon gerne kontrolliert?

Die Steuerprüferin hat sich dann die Räume und die Ausstattung angeschaut und alle Belege für den Zeitraum 2008-2010 mitgenommen.

Am vergangen Dienstag habe ich die Belege von der freundlichen Steuerprüferin zurückbekommen. Es hat somit eine ganze Weile gedauert, aber die Prüferin hat mir versichert, dass sie sich natürlich nicht nur mit meinem Fall in den letzten 6 Monaten beschäftigt hat. Das wäre ja auch schlimm gewesen ;-)

Ergebnis der Prüfung: Alles ordentlich, nachvollziehbar und keine Beanstandungen!

So eine Außenprüfung kann jeden Unternehmer treffen. Dabei wird längst nicht jeder geprüft. Die Prüfung kann zufällig sein, oder es sind bestimmte Indikatoren, die den "Innendienst" veranlassen, mal eine Prüfung zu empfehlen.

An sich ist das auch eine gute Sache. Jetzt weiss ich, dass ich meine Buchhaltung wirklich im Griff habe. Schön!

Drei Jahre Belege passen noch in einen Fahrradanhänger. Nun stehen sie wieder zu Hause im Weg, und das werden sie noch eine Weile tun, denn 10 Jahre muss - trotz Prüfung - alles augehoben werden.

Das Weltcafé ist ja ein wirklich kleiner Betrieb und als Einzelunternehmen aufgestellt. Und da ich nicht nur gerne Kaffee trinke, sondern auch gerne mit Zahlen jongliere, mache ich meine Buchhaltung selbst.

Deshalb ist auch seit 1.1.12 mein Jahresabschluss vom Vorjahr fertig. Aber ich habe erst heute die Zeit gefunden, ein paar bunte Tortendiagramme daraus zu machen. Dann muss ich nicht so viele Zahlen schreiben, und das Thema ist nicht so trocken.

Auch im Jahr 2011 ging es bergauf mit dem Weltcafé. Der Umsatz (Einnahmen) stieg um +10% im Vergleich zum Vorjahr. Die Ausgaben stiegen leider noch viel mehr und zwar um +32%. Unterm Strich steht deshalb 2011 eine "rote Null" nach einer "schwarzen Null" 2010.

73% der Einnahmen kommen übrigens mittlerweile aus der Vermietung der Gästezimmer und 27% aus dem Cafébetrieb. Im Vorjahr waren es noch 66% zu 34%.

Ganz vergleichbar sind die Jahre allerdings nicht. Der Zuwachs der Übernachtungen in 2011 um 21% liegt auch an Zimmer 4, das erst seit Sommer 2010 zur Verfügung steht. Der Rückgang des Caféumsatzes hat wiederum auch mit den reduzierten Öffnungszeiten zu tun.

Wofür das eingenommene Geld ausgegeben wird, können Sie gut an den zwei Tortendiagrammen erkennen. Der größte Posten ist die Miete (27%), dicht gefolgt vom Wareneinkauf (23%) und den Lohnkosten (19%). Im großen Posten Betriebsbedarf (14%) versteckt sich viel Kleinkram von Klopapier, Geschirr, Bürobedarf, Blumen und Zubehör bis hin zu den zwei Tageszeitungen und den Abgaben für GEMA und GEZ.

Der Wareneinkauf (Lebensmittel) verteilt sich zu 34% auf den Nahrungsquell - den Bioladen unseres Vertrauens aus dem Nachbarstadtteil Plauen. 13% fallen auf unseren Brötchen- und Kuchenbäcker Thomas Heller (Bio-Konditorei Bucheckchen). Weitere 22% geben wir in der F.A.I.R.E. für Fairhandels-Lebensmittel (dwp, EL PUENTE, GEPA, u.a.) aus.

Genug der Zahlen! Zusammenfassend kann man sagen: Das Jahr 2011 war erfreulich gut.

Für 2012 wünsche ich mir noch einen kleinen Zuwachs bei den Einnahmen und konsolidierte Ausgaben. Damit das Weltcafé auch noch lange bestehen kann!

Nachtrag vom 31.12.2012:

Heute steht in der Sächsischen Zeitung, dass der o.g. Bioladen Nahrungsquell von den Schrot&Korn-Lesern zum beliebtesten Bioladen Dresden gewählt wurde. Toll! Wir gratulieren!